STRATEGIES OF KNOWLEDGE SHARING IN HRM

  1. Pendahuluan

Harus diakui bahwa kecenderungan dari sebagian besar karyawan tidak mau melakukan Knowledge Sharing & Transfer kepada rekan sekerja atau bawahannya di dalam perusahaan, alasannya sederhana saja agar tidak tersaingi atau lebih ekstremnya agar tidak tersingkirkan. Oleh karena itu,Knowledge Sharing & Transfer merupakan tantangan bagi perusahaan.

Secara sederhana, KS&T merupakan proses pertukaranknowledge  antara beberapa orang yang saling berkepentingan atau yang tergabung di dalam komunitas. Perusahaan sadar akan pentingnya knowledge sebagai asetintangible yang sangat berharga untuk menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitif perusahaan. Banyak faktor yang mempengaruhi akan keberhasilannya sebuah proses KS&T, antara lain teknologi, budaya organisasi, kepercayaan, dan intensif.Guzman dan Wilson (2005) menyatakan bahwa rintangan dan masalah dari Knowledge Sharing & Transfer adalah kekompleksitasan proses sosial yang terjadi selama proses sharing berlangsung.

Dalam hal Knowledge Sharing & Transfer di Human Resource Management, proses pengembangan strategi HRM yang strategis memungkinkan perusahaan untuk lebih memahami sumber daya manusia yang tersedia bagi mereka, menentukan apa sumber daya manusia yang mereka butuhkan, memutuskan cara terbaik untuk menggunakan sumber daya manusia yang mereka miliki, dan mengembangkan sistem untuk memastikan kebutuhan sumber daya manusia-nya tercukupi.

Mengembangkan rencana HRM yang strategis akan membantu perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien dalam memenuhi kebutuhannya untuk memiliki karyawan yang berkualitas yang dapat memenuhi fungsi pekerjaan mereka dengan baik. Maka dari itu diperlukanlah strategi knowledge transfer yang baik dan tepat agar HRM dapat dengan mudah mengidentifikasi, menyimpan dan mentransfer knowledge yang dapat digunakan untuk mengembangkan system ataupun memastikan system yang ada berjalan dengan baik.

Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi akan keberhasilannya penerapan Knowledge Sharing & Transfer dalam Human Resource Managementadalah pemilihan strategi yang tepat dalam pelaksanaannya. Banyak cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam mengidentifikasi, menyimpan, dan metransfer knowledge yang ada. Dalam report kali ini, kami menjelaskan tentang strategi untuk mentransfer knowledge dalam Human Resource Management.

2. Strategies of Knowledge Transfer in Human Resource Management

Strategies-for-Knowledge-Transfer

  • Collective Sequential Transfer

Satu ongoing team yang khusus melakukan suatu tugas khusus bergerak ke lokasi lain dan melakukan tugas yang sama.

Disini terjadi transfer pengetahuan dari satu lokasi ke lokasi lainnya oleh tim yang sama, dan terfokus pada kolaborasi dan pengetahuan kolektif.

  • Explicit Interteam Transfer

Memungkinkan tim yang telah melakukan pekerjaan di sebuah lokasi untuk berbagi pengalaman dengan tim lain bekerja pada pekerjaan yang sama di lokasi lain.

Sebagian besar pengetahuan ditransfer rekan secara rutin dan prosedur biasanya tepat (explicit knowledge).

  • Tacit Knowledge Transfer

Knowledge transfer seperti ini dapat ditemukan dalam kasus yang kompleks, atau proyek internasional.

Tim penerima pengetahuan tacit dapat berada di lokasi yang berbeda, memiliki pengalaman yang berbeda, serta memiliki teknologi dan norma-norma budaya yang berbeda pula.

Seringkali pengetahuan yang akan ditransfer perlu dimodifikasi dalam bahasa dan lainnya, agar konten dapat digunakan oleh tim penerima.

3. Conclusion

Sebagian besar karyawan tidak mau melakukan Knowledge Sharing & Transferkepada rekan sekerja atau bawahannya di dalam perusahaan, alasannya sederhana saja agar tidak tersaingi , yang merupakan tantangan bagi perusahaan. Dalam proses pen-transferan pengetahuan diperlukan kerjasama tim yang baik antara anggota. Terdapat 3 strategi yang dapat digunakan untuk Knowledge Sharing & Transfer antara karyawan/tim/departemen antara lain, Collective Sequential transfer, Explicit Interteam Transfer dan Tacit Knowledge Transfer.

4. Refferences

https://jsofian.wordpress.com/2013/01/01/pilih-pilih-strategi-knowledge-sharing-transfer-dalam-perusahaan/

http://www.coursepark.com/blog/2011/07/4-steps-to-developing-a-strategic-human-resources-management-plan/

http://study.com/academy/lesson/strategic-human-resource-management-definition-importance.html

http://www.cipd.co.uk/hr-resources/factsheets/strategic-human-resource-management.aspx

http://turing.une.edu.au/~comp292/Lectures/HEADER_KM_2004_LEC_NOTES/node89.html

http://turing.une.edu.au/~comp292/Lectures/HEADER_KM_2004_LEC_NOTES/node90.html

http://turing.une.edu.au/~comp292/Lectures/HEADER_KM_2004_LEC_NOTES/node91.html

http://turing.une.edu.au/~comp292/Lectures/HEADER_KM_2004_LEC_NOTES/node92.html

PRESENTATION LAYERS IN RECRUITMENT WEBSITE OF BPOM INDONESIA

Abstract

Knowledge Sharing and Transfer of Human Resource Management in Recruitment Website of Badan Pengawas Obat dan Makanan Indonesia.

 Knowledge sharing and transfer not only happen in physical world but also happen in cyber world.  E-world is a place where information and data come and goes. Like we know there are a lot of ways to share and transfer knowledge via internet.  People share and look for various information or knowledge on e-world. Many people use internet for also many kinds of need such as publishing their works, promoting their products or even looking for a job. On human resource management hereby HRM, on an organization or company they also use internet to publish their job vacancy. One of the company that utilizing the internet is Badan Pengawas Obat dan Makanan Republic Indonesia or Food and Drug Administration in Indonesia. They open an e-recruitment website to look for young and competent people who is looking for a job. And by using this website they are indulging in sharing and transferring knowledge in e-world.

Keywords: Human Resource Management, recruitment, e-world

 

 

 

  1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

HRM atau Human Resource Manajemen merupakan sebuah fungsi dalam organisasi atau perusahaan yang dirancang untuk memaksimalkan kinerja karyawan dalam perusahaan. HRM terutama berkaitan dengan pengelolaan orang dalam organisasi, fokus pada kebijakan dan pada sistem.

Human  Resource  Management  (HRM)  adalah  kebijakan  dan  praktek  menentukan  aspek  manusia atau  sumber  daya  manusia  dalam  posisi  manajemen  dalam    proses  memperoleh,  melatih, menilai dan    memberikan    kompensasi    kepada    karyawan,    memperhatikan    hubungan    kerja   mereka, kesehatan, keamanan dan masalah keadilan. Manajemen Sumber Daya Manusia secara khusus diisi dengan  program  yang  bersangkutan  dengan  orang  atau  karyawan  yang  dilakukan  dalam  fungsi organisasi  yang  paling  efektif  dalam  memfasilitasi  penggunaan  karyawan  untuk  mencapai  tujuan organisasi dan individu.

Dalam  menyelenggarakan  proses  rekrutmen,  sebuah  organisasi  harus  memiliki  perencanaan  yang matang,  bukan  hanya  dari  sisi  teknis  pelaksanaan  rekrutasi,  tetapi  juga  dari  sisi nonteknis  seperti pemilihan  media  yang  akan  digunakan  sebagai  penghubung  antara  organisasi  dengan calon-calon sumber daya manusia berkualitas yang diinginkan organisasi. Maka, dalam dunia teknologi informasi seperti saat ini, penggunaan media website menjadi pilihan yang paling tepat.

CRM merupakan sebuah pendekatan baru dalam mengelola hubungan korporasi dan pelanggan pada level bisnis sehingga dapat memaksimumkan komunikasi, pemasaran melalui pengelolaan berbagai kontak yang berbeda dengan pelanggan. Pendekatan ini memungkinakn untuk mempertahankan pelanggan dan memberikan nilai tambah terus menerus pada pelanggan, selain juga memperoleh keuntungan yang berkelanjutan.

Dengan CRM, proses rekrutmen yang dilakukan oleh HRM dapat menjadi maksimum dan terkelola dengan baik. Jika proses rekrutmen bagus dan baik maka perusahaan akan tetap menggunakan system rekrutmen-nya sendiri daripada menggunakan pihak ketiga seperti yang sekarang banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan besar lainnya dalam hal perekrutan pegawai baru.

  1. PRESENTATION LAYER 1 (Secure Service) by Lidya Ummu Salamah

layer 1

Security service dalam hal ini adalah service keamanan dalam internet biasanya melibatkan browser security dan network security. Security service terdiri dari beberapa policies yang diadopsi untuk mencegah dan memonitor akses yang tidak sah serta penyalahgunaan yang dapat terjadi.

Dalam hal security website e-recruitment.pom.go.id menggunakan key code untuk setiap form pemasukkan data seperti form login dan form registrasi. Key code digunakan agar tidak adanya kecurangan yang dapat dilakukan peserta seperti memberikan data pribadi palsu ataupun menghacking akun peserta lain.

  1. PRESENTATION LAYER 2 (Digital Dashboard) by Altia Donna Falljack

layer 2

Dalam teknologi informasi, dashboard adalah sebuah interface yang mengatur dan menyampaikan informasi dengan cara yang mudah dimengerti. Dashboard merupakan satu kumpulan informasi dari berbagai komponen yang tampil teratur. Interface yang dibuat biasanya dalam bentuk menu di sebuah website.

Dalam website e-recruitment.pom.go.id, digital dashboard berbentuk sederet menu yang mempunyai fungsi masing-masing.

  1. PRESENTATION LAYER 3 (Registration Wizard) by Putra Zaman

layer 3

Harafiahnya, registration atau registrasi berarti sebuah kegiatan memasukkan informasi seperti data pribadi ke dalam sebuah system. Registration biasanya tampil dalam menu sebuah website sebaga tempat untuk melakukan transaksi dalam hal ini transaksi data informasi.

Dalam website e-recruitment.pom.go.id, menu registrasi digunakan untuk para peserta tes yang ingin mengikuti tes lowongan pekerjaan di BPOM. Seperti bisa dilihat diatas, dalam salah satu menu website e-recruitment.pom.go.id, terdapat menu regsitrasi dimana peserta dapat memasukkan data pribadi untuk mendaftar sebagai peserta tes pegawai baru di BPOM.

  1. PRESENTATION LAYER 4 (Download Center) by Sukirman

layer 4

Untuk meng-download atau mengunduh merupakan suatu kegiatan dimana kita dapat memindahkan data atau informasi dari jarak jauh antar computer yang biasanya menggunakan media internet.

Dalam website e-recruitment.pom.go.id, terdapat download center atau satu pusat dimana peserta dapat mengunduh dokumen yang mereka butuhkan yang dapat digunakan untuk membantu mereka dalam pendaftaran tes penerimaan pegawai BPOM.

  1. PRESENTATION LAYER 5 (Access/Search Service) by Agus Hendrawan

layer 5

Search service adalah sebuah program komputer yang mencari dokumen dengan kata kunci tertentu di database dan situs internet dan mengeluarkan daftar dokumen hasil pencarian di mana kata kunci yang dimasukkan ditemukan.

Dalam website e-recruitment.pom.go.id, keyword sudah dispesifikasi oleh search engine yang terdapat dimenu formasi untuk mencari formasi yang diinginkan. Kriteria yang sudah tersedia terdiri dari tingkat pendidikan, jabatan dan penempatan. Sehingga peserta dapat dengan mudah mencari formasi yang diinginkan sesuai dengan ketiga kriteria tersebut.

  1. PRESENTATION LAYER 6 (Workflow Service) by Adi Riyanto

layer 6

Layer terakhir yang ada di website e-recruitment.pom.go.id, adalah workflow. Workflow adalah perkembangan dari langkah-langkah seperti tugas atau peristiwa yang terdiri dari proses kerja, melibatkan dua orang atau lebih, dan menciptakan atau menambah nilai kegiatan organisasi atau perusahaan.

Dalam website e-recruitment.pom.go.id, workflow yang tersedia adalah alur pendaftaran untuk peserta tes penerimaan pegawai BPOM. Didalam menu tata cara pendaftaran terdapat alur kerja atau workflow yang menjelaskan alur yang harus dilakukan peserta agar dapat mendaftar sebagai peserta tes penerimaan pegawai BPOM.

 

  1. CONCLUSION

Dalam website e-recruitment.pom.go.id, yaitu website rekrutmen pegawai baru di BPOM ditemukan beberapa presentation layer dari CRM antara lain, Security Services, Digital Dashboard, Download Center, Registration Wizard, Search Servicesdan Workflow Services.

Ke enam presentation layer tersebut mempunyai komponen yang berbeda-beda serta fungsi yang berbeda-beda pula. Tetapi layers tersebut mempunyai tujuan yang sama yaitu membagikan dan memberikan informasi kepada user atau pengguna. Dan layerstersebut juga membentuk suatu kesatuan yang berbentuk sebuah website rekrutmen yang menjadi portal pemberi informasi serta portal penampung informasi peserta tes penerimaan pegawai BPOM.

 

REFERENCES:

[1] Lidya Ummu Salamah

Wikipedia (2016). Wikipedia The Free Encyclopedia. Internet Security from:https://en.wikipedia.org/wiki/Internet_security

Wikipedia (2016). Wikipedia The Free Encyclopedia. Network Security from:https://en.wikipedia.org/wiki/Network_security

[2] Altia Donna Falljack

Margaret Rouse (2013). TectTarget. Definition of Dashboard in CRM Software from:http://searchcio.techtarget.com/definition/dashboard

[3] Putra Zaman

Merriam Webster (2016). Merriam Webster’s Learner’s Dictionary. Simple definition of Registration from:

http://www.merriam-webster.com/dictionary/registration

Oracle (2016). PeopleSoft Online Help. Understanding The Registration Wizard from:

http://docs.oracle.com/cd/E41633_01/pt853pbh1/eng/pt/tapd/concept_UnderstandingtheRegistrationWizard-077490.html

[4] Sukirman

Random House Dictionary (2016). Dictionary.com. The Definition of Download from:http://www.dictionary.com/browse/download

[5] Agus Hendrawan

Vangie Beal (2016). Webopedia.com. Definition of Search Engine from:http://www.webopedia.com/TERM/S/search_engine.html

Business Dictionary (2016). BusinessDictionary.com. Definition of Search Engine:http://www.businessdictionary.com/definition/search-engine.html

[6] Adi Riyanto

Business Dictionary (2016). BusinessDictionary.com. Definition of Workflow:http://www.businessdictionary.com/definition/workflow.html

ASSOCIATION RULES IN HRM

Abstract

Association Rules of Human Resource Management

There are many rules that can explain the relationship between data. In this case, Association Rules are tools that can explain the relationship that exist between data in a system. There are 4 types of rules that exist such as Boolean Rule, Quantitative Rule, Multi-dimensional Rule, and Multi-level Association Rule. These rules also exist in one of the systems that exist in Human Resource Management or HRM. In HRM there is one system that use to grade or calculate staff that allow or need to be promoted. And these Association rules will explain the relationship between data that exist in promotion system in Human Resource Management.

Keywords: Human Resource Management, association rules, promotion system

  

  1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Human Resource Manajemen (HRM) atau Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan sebuah fungsi dalam organisasi atau perusahaan yang dirancang untuk memaksimalkan kinerja karyawan dalam perusahaan. HRM terutama berkaitan dengan pengelolaan orang dalam organisasi, fokus pada kebijakan dan pada sistem.

HRM juga merupakan  kebijakan  dan  praktek  menentukan  aspek  manusia atau  sumber daya manusia dalam posisi manajemen dalam proses  memperoleh, melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan, memperhatikan hubungn kerja mereka, kesehatan, keamanan dan masalah keadilan.

Manajemen Sumber Daya Manusia secara khusus diisi dengan program yang bersangkutan dengan orang atau karyawan yang dilakukan dalam fungsi organisasi yang paling efektif dalam memfasilitasi penggunaan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi dan individu.

Salah satu aspek yang ada di HRM adalah system promosi yaitu system pemberian promosi bagi karyawan yang berhak dan layak. System promosi ini mempunyai tahap-tahap dimana saling berhubungan satu sama lain.

Association Rule adalah suatu metode yang bertujuan untuk mencari sekumpulan items yang sering muncul bersamaan. Umumnya association rule ini dianalogikan dengan keranjang belanjaan. Dari keranjang belanjaan para pengunjung supermarket akan dapat diketahui, barang apa saja yang sering dibeli bersamaan dan barang mana saja yang tidak. Association rule umumnya mengambil bentuk IF-THENyang menggabungkan beberapa items menjadi satu, misalnya:

IF A and B THEN C

Secara teori, beberapa hal yang digunakan untuk mengukur apakah sekumpulanitems (an item set) sering muncul bersamaan atau tidak, adalah support of an item set,confidence of an association rule, dan beberapa rule selection methods.

Association Rules sendiri terbagi menjadi 4 yaitu:

  • Boolean Rule
  • Quantitative Rule
  • Multi-dimensional Rule
  • Multi-level Association Rule
  1. Boolean Rule

Apabila Manning tersedia dan karyawan belum pernah/terakhir kali mendapat promosi lebih dari 2 tahun yang lalu maka karyawan tersebut bisa mendapatkan promosi.

Kehadiran Manning ini menunjukan bahwa akan ada-nya pemberian promosi jabatan terhadap karyawan.

  1. Quantitative Rule

Apabila seorang karyawan tersebut belum pernah/pernah mendapatkan promosi lebih dari 2 tahun yang lalu maka nilai kinerja-nya akan dihitung, dan apabila nilai kinerja-nya diatas 4700 maka karyawan tersebut akan mendapatkan promosi.

Disini nilai karyawan tersebut diperhitungkan. 

  1. Multi-dimensional Rule

Jika karyawan tersebut belum pernah/pernah mendapatkan promosi lebih dari 2 tahun yang lalu, memiliki nilai kinerja diatas 4700 dan lulus tes assesment maka karyawan tersebut akan diberikan promosi.

Disini melibatkan 3 atribut yaitu tahun promosi lama, nilai kinerja, dan hasil tes.

  1. Multi-level Rule

KM-Promosi - The promotion process for staff of PT Pusri

 

  1. Conclusion

Manajemen Sumber Daya Manusia secara khusus diisi dengan program yang bersangkutan dengan orang atau karyawan yang dilakukan dalam fungsi organisasi yang paling efektif dalam memfasilitasi penggunaan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi dan individu. Salah satu aspek yang ada di HRM adalah system promosi yaitu system pemberian promosi bagi karyawan yang berhak dan layak. Association Rules sendiri terbagi menjadi 4 yaitu: Boolean Rule, Quantitative Rule, Multi-dimensional Rule, dan Multi-level Association Rule.

References

https://yudiagusta.wordpress.com/2008/08/04/association-rules/

https://haniif.wordpress.com/tag/association-rule/

http://www.hr.com/SITEFORUM?&t=/Default/gateway&i=1116423256281&application=story&active=no&ParentID=1119278050447&StoryID=1119643162921&xref=https%3A//www.google.co.id/

http://sariberbagiilmu.blogspot.co.id/2011/03/teknik-data-mining.html

http://7sic5.blogspot.co.id/2013/11/data-mining-association-rule.html

http://www.slideshare.net/vedicsoft/human-resourcemanagement-rules

PORTAL TOOLS IN STAFF DEVELOPMENT WEBSITE OF THE QUEENSLAND UNIVERSITY AUSTRALIA

Abstract

Knowledge Portal Tools in Staff Development Website of The University of Queensland Australia.

Knowledge portal is a place where information is saved and organized so that people can easily access it from anywhere. Knowledge portal is also considered as a virtual workspace because portal can give people access to a structured data and information that saved on the database. Portal also increasing people’s interaction in knowledge sharing and transferring and help them by moderating a place where they can share or looking for information in an uncomplicated way.

Human resource management hereby HRM which specialize in managing human resource, and one of them is indulging in training the resources. One of the institution that use portal as their information bowl is The University if Queensland Australia which utilizing web-based portal to help their staff in getting training in self development. By using this website uq.edu.au/staffdevelopment/, member or staff can easily access information about training that they need.

Keywords: Human Resource Management, training, staff development

 

  1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

HRM atau Human Resource Manajemen merupakan sebuah fungsi dalam organisasi atau perusahaan yang dirancang untuk memaksimalkan kinerja karyawan dalam perusahaan. HRM terutama berkaitan dengan pengelolaan orang dalam organisasi, fokus pada kebijakan dan pada sistem.

Human  Resource  Management  (HRM)  adalah  kebijakan  dan  praktek  menentukan  aspek  manusia atau  sumber  daya  manusia  dalam  posisi  manajemen  dalam    proses  memperoleh,  melatih, menilai dan    memberikan    kompensasi    kepada    karyawan,    memperhatikan    hubungan    kerja   mereka, kesehatan, keamanan dan masalah keadilan. Manajemen Sumber Daya Manusia secara khusus diisi dengan  program  yang  bersangkutan  dengan  orang  atau  karyawan  yang  dilakukan  dalam  fungsi organisasi  yang  paling  efektif  dalam  memfasilitasi  penggunaan  karyawan  untuk  mencapai  tujuan organisasi dan individu.

Kompetensi Karyawan merupakan hal yang dibutuhkan dalam peningkatan kualitas seorang karyawan. Semakin baik kompetensi seorang karyawan, semakin baik pula kualitas karyawan tersebut. Karir Seorang karyawan juga ditentukan oleh baiknya kompetensi, dan hal tersebut sangat dibutuhkan sebagai bentuk penilaian terhadap kinerja seorang karyawan. Kompetensi karyawan dapat ditingkatkan melalui pendidikan dan pelatihan (diklat) baik diklat internal maupun external yang melibatkan pihak ketiga. Saat ini banyak lembaga pendidikan dan pelatihan yang menyediakan pelatihan sesuai kebutuhan dan kompetensi seorang karyawan, mulai dari pelatihan untuk staff maupun pelatihan managerial untuk tingkat pimpinan. Pemanfaatan teknologi informasi pun sudah banyak digunakan oleh lembaga pendidikan dan pelatihan tersebut sebagai akses informasi bagi seseorang maupun perusahaan yang membutuhkan pelatihan dan pendidikan sesuai dengan kompetensinya.

Portal dapat dipertimbangkan sebagai virtual workplaces karena :

  1. Memberikan akses terhadap data struktur yang tersimpan dalam data warehouse, sistem database dan transaksi.
  2. Meng-organisasikan data yang tidak terstruktur seperti dokumen elektronik, dokumen dalam bentuk kertas, materi pembelajaran.
  3. Meningkatkan knowledge sharing antara pengguna dari kategori yang berbeda seperti pelanggan, mitra dan pekerja.

Portal berbasis web, yang memberikan akses terhadap informasi secara online, menjamin keamanan terhadap partisipan dalam proses bisnis dan berkolaborasi dengan pengguna melalui integrasi aplikasi Web eksternal dan sistem back-office internal .

Tujuan portal adalah memberikan informasi yang relevan terhadap pekerja perusahaan, mempercepat memperoleh partner pemasok dan pelanggan, mengurangi kompleksitas dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.

Dengan portal berbasis web dapat membantu staff yang membutuhkan pelatihan dan pendidikan untuk mengakses informasi training atau pelatihan yang dibutuhkan dengan mudah. Dengan website uq.edu.au/staffdevelopment/ ini, Universitas Queensland di Australia memanfaatkan portal untuk membantu staff-nya yang ingin mendapatkan training dalam hal mengembangkan diri untuk bekerja lebih baik dilingkungan universitas ataupun untuk memperbaiki secara pribadi dengan menggunakan training system yang tersedia.

Staff yang ingin mengikuti course yang dibutuhkan dapat dengan mudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan melalui knowledge portal berupa website staff development ini. Selanjutnya akan dijelaskan portal tools yang tersedia di dalam website uq.edu.au/staffdevelopment/ ini.

 

  1. PORTAL TOOLS 1 (Gathering)

gather

Gathering merupakan tempat dimana semua informasi yang dibuat disimpan ditempat umum dan ditata dengan sedemikian rupa sehingga mudah diakses dan mudah ditangkap. Dalam hal ini halaman muka uq.edu.au/staffdevelopment/ merupakan portal gathering karena disana terkumpul berbagai macam menu yang juga merupakan kumpulan informasi yang sudah disusun sedemikian rupa sehingga member dapat dengan mudah menemukan informasi yang mereka perlukan.

  1. PORTAL TOOLS 2 (Categorization)

 categori

Merupakan bagian dimana informasi yang disimpan dikatagorikan sesuai dengan kategori yang tersedia, atau  dengan kata lain memprofilkan informasi yang tersimpan. Dalam website uq.edu.au/staffdevelopment/ ini terdapat categorized course yang dapat digunakan oleh pengguna untuk mengetahui berbagai macam training coursesesuai dengan kebutuhan masing-masing.

  1. PORTAL TOOLS 3 (Distribution)

distribution

Digunakan sebagai pendukung dalam mendistribusikan informasi yang ter-struktur dan tidak terstruktur yang dapat berbentuk dokumen tertulis atau elektronik. Dalam website ini terdapat menu reports dan brochures yang merupakan tempat pendistribusian dokumen elektronik berupa report atau laporan dari course yang telah berlangsung dan juga brosur dari tiap course.

  1. PORTAL TOOLS 4 (Collaboration)

collaborationcollab

Website staff development ini melakukan kolaborasi dengan platform training yang lain yang mempunyai e-learning platforms berupa electronic library yang dapat diakses oleh seluruh member. Sehingga member bisa memperluas pilihan mereka untuk mendapatkan training yang baik ataupun mendapatkan beberapa training dari institusi yang berbeda.

  1. PORTAL TOOLS 5 (Publish)

 publish

Publish digunakan untuk menampilkan informasi untuk individu yang bahkan berada diluar organisasi. Website uq.edu.au/staffdevelopment/ ini memiliki beberapa menu yang mem-publish artikel ataupun informasi yang dapat diakses oleh seluruh orang seperti contoh diatas merupakan menu kalender yang menampilkan jadwal training course yang tersedia.

  1. PORTAL TOOLS 6 (Personalization)

log inpersonal

Knowledge worker harus mengelola dan mengirimkan informasi berdasarkan kebutuhan. Menyediakan layanan yang dapat dikutomisasi oleh usernya, kapanpun, dimanapun dan untuk perangkat apapun, semuanya itu merupakan layanan akses yang ada dimana-mana. Seperti contoh dimana member dapat melakukan registrasi dicourse yang ingin mereka pilih. Dengan mengisi form registrasi member telah memasukan data pribadi yang dapat di-personalize atau dikostumisasi.

  1. PORTAL TOOLS 7 (Search/Navigate)

 search

Menyediakan tools untuk mengidentifikasi dan meng-akses informasi yang khusus, biasanya menjelaskan fungsi yang ada pada situs dan meng-kategorisasi kepentingan internal dalam kelompok. Dalam website uq.edu.au/staffdevelopment/terdapat fasilitas search yang bisa menavigasi member untuk menemukan apa yang mereka butuhkan.

  1. CONCLUSION

Dalam website uq.edu.au/staffdevelopment/, yaitu website training untuk staff di University of Queensland Australia terdapat portal tools seperti Gathering, Categorization, Distribution, Collaboration, Publish, Personalization, danSearch/navigate.

Portal tools tersebut mempunyai komponen yang berbeda-beda serta fungsi yang berbeda-beda pula. Tetapi tools tersebut mempunyai tujuan yang sama yaitu membantu member atau staff yang ingin mendapatkan training dalam hal mengembangkan diri untuk bekerja lebih baik dilingkungan universitas dengan mudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan melalui knowledge portalberupa website staff development ini.

Dan tools tersebut juga membentuk suatu kesatuan yang berbentuk sebuah websitestaff development yang menjadi portal pemberi informasi serta portal penampung informasi staff yang ingin mengikuti pelatihan dalam hal mengembangkan diri.

 

REFERENCES:

Inda Mursita (2013). Inda Mursita’s Blog. Knowledge Portals ( Categories of Portal Tools ) from:

http://indamursita1.blogspot.co.id/2013/05/knowledge-portals-categories-of-portal.html

The University of Queensland. Staff Development’s Website from:

http://www.uq.edu.au/staffdevelopment/

Sandip Das (2015). SlideShare. Knowledge Portal from:

http://www.slideshare.net/bitttttsdas/knowledge-portal-46679222

Theresia Regina (2014). You Only Young Once. Kategori Utama dari Tool-Tool KM dan Integrasi KMS from:

http://theresiaregina.blogspot.co.id/2014/01/kategori-utama-dari-tool-tool-km-dan_8.html

Zuhdi4Trisakti (2011). Blog Trisakti. Knowledge Portal dan KM Tools from:

http://blog.trisakti.ac.id/informazi/2011/12/07/knowledge-portal-dan-km-tools/

Nadyachimoutt (2011). Maulany Rasmi Nadya. Categories of Portal Tools from:

https://maulanyrasminadya.wordpress.com/2014/07/02/knowledge-portals/

https://books.google.co.id/books?id=ora_cfGNRWkC&pg=PA20&lpg=PA20&dq=knowledge+portal+human+resource+management&source=bl&ots=zjlIzFUH-I&sig=owT6DsC-9GP5aBjUar4iD-bneQc&hl=en&sa=X&ved=0ahUKEwiQ7Nbh_-jMAhVJrI8KHTUTAQQQ6AEIQzAH#v=onepage&q=knowledge%20portal%20human%20resource%20management&f=false

KNOWLEDGE CAPTURE IN HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

Terdapat salah satu system informasi di Human Resource Management yaitu system promosi, yang merupakan system penilaian untuk memberikan kenaikan pangkat atau promosi untuk karyawan dalam perusahaan.

Knowledge Capture adalah berbagai teknik yang digunakan untuk memperoleh aspek pengetahuan teknis individu sehingga wawasan, pengalaman, jaringan sosial dan pembelajaran dapat dibagi untuk mengurangi hilangnya pengetahuan organisasi.

Macam-macam Knowledge Capture:

  • Interview
  • On-Site Observation
  • Brainstorming
  • Concensus Decision Making
  • Nominal Group Technique
  • Delphi Method
  • Repertory Grid
  • Concept Mapping
  • Blackboarding

Teknik yang kami pakai dalam kelompok kami adalah Interview dan Delphi Method, yang dapat diimplementasikan dalam system promosi. Atau lebih tepatnya dalam proses pengumpulan informasi/pengetahuan untuk terhadap setiap karyawan yang akan diberi promosi.

INTERVIEW

cartoon5522

Arti secara harafiah, Interview atau wawancara adalah pertemuan orang muka dengan muka atau face to face, terutama untuk konsultasi. Interview merupakan salah satu metode tradisional yang sering digunakan orang untuk mendapatkan informasi atau pengetahuan dengan cara berhdapan langsung dengan orang yang tahu atau orang yang ahli dengan pengetahuan yang kita ingin ketahui tersebut.

Dalam hal ini, interview juga digunakan untuk pengumpulan data karyawan yang akan diberikan promosi atau dinaikan pangkatnya. Dalam proses kenaikan jabatan seorang karyawan, akan dilakukan assessment yang biasanya assesemnt tersebut terdiri dari assessment tertulis dan assessment interview. Proses interview akan dilakukan oleh expert kepada karyawan untuk mengetahui kelayakan karyawan dalam menempati jabatan barunya.

DELPHI METHODE 

Metode Delphi adalah teknik atau metode komunikasi terstruktur, awalnya dikembangkan sebagai metode peramalan interaktif sistematis yang bergantung pada sebuah panel ahli atau expert.  Metode Delphi telah terbukti sebagai alat populer dalam penelitian sistem informasi untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan masalah untuk pengambilan keputusan manajerial.

DELPHIST

Teknik Delphi dapat digunakan  pada proses HRM dalam hal ini aspek promosi jabatan seorang karyawan. Dimana prosesnya dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi tentang karyawan yang akan menempati suatu posisi jabatan baru dalam hal ini promosi jabatan. Informasi tersebut didapatkan dari para expert yang berkaitan dengan karyawan tersebut dalam hal ini adalah atasan, teman sejawat, dan user karyawan yang bersangkutan.

Proses pengumpulan informasi bisa melalui kuisioner yang dilakukan secara kelompok dimana satu kelompok terdiri dari semua expert yang berhubungan dengan karyawan yang akan dipromosi.

 

REFERRENCES

http://www.hr.com/SITEFORUM?&t=/Default/gateway&i=1116423256281&application=story&active=no&ParentID=1119278050447&StoryID=1119643162921&xref=https%3A//www.google.co.id/

http://www.healthknowledge.org.uk/public-health-textbook/research-methods/1c-health-care-evaluation-health-care-assessment/use-delphi-methods

https://en.wikipedia.org/wiki/Delphi_method

http://cio-indo.blogspot.co.id/2011/11/teknik-delphi-delphi-technique.html

http://wildanshauqi.blogspot.co.id/

http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0378720603001794

KNOWLEDGE CODIFICATION IN HRM

HRM atau Human Resource Manajemen merupakan sebuah fungsi dalam organisasi atau perusahaan yang dirancang untuk memaksimalkan kinerja karyawan dalam perusahaan. HRM terutama berkaitan dengan pengelolaan orang dalam organisasi, fokus pada kebijakan dan pada sistem.

Knowledge Codification merupakan salah satu fase dari Knowledge Management Life Cycle, yang berkaitan dengan upaya mendapatkan tacit knowledge sehingga dapat menjadi explicit dan explicit knowledge menjadi terorganisasi dan terkodifikasi. Atau juga mengorganisasikan dan menyajikan suatu Knowledge sebelum knowledge tersebut digunakan oleh pengguna.

Macam-macam tools dari Knowledge Codification:

  • Knowledge Map
  • Decision Tree
  • Decision Tabel
  • Frame
  • Production Rules
  • Case Based Reasioning

Salah satu aspek yang kami jadikan contoh dari HRM adalah system kenaikan pangkat atau system promosi. Knowledge codification tools yang kami gunakan dalam kelompok kami adalah Knowledge Map dan Decision Tree.

DECISION TREE

Pohon keputusan atau yang lebih dikenal dengan Decision Tree ini merupakan implementasi dari sebuah sistem yang dikembangkan dalam mencari dan membuat keputusan untuk masalah-masalah tersebut dengan memperhitungkan berbagai macam faktor yang berkaitan di dalam lingkup masalah tersebut.

Decision Tree dalam analisis pemecahan masalah pengambilan keputusan merupakan pemetaan alternatif-alternatif pemecahan masalah yang dapat diambil dari masalah tersebut. Pohon keputusan juga memperlihatkan faktor-faktor kemungkinan yang dapat mempengaruhi alternative-alternatif keputusan tersebut, disertai dengan estimasi hasil akhir yang akan didapat bila kita mengambil alternatif keputusan tersebut.

Tool yang kami gunakan untuk Decision Tree adalah Xmind. Dan berikut merupakan Decision Tree untuk Sistem Promosi.

Promosi Kenaikan Jabatan jpg

Proses promosi kenaikan jabatan seperti yang digambarkan dalam decision tree diatas menunjukan keputusan-keputusan yang diambil dalam melakukan proses pemilihan karyawan untuk diberikan promosi.

Apabila manning tersedia, maka karyawan yang akan di promosi dievaluasi dan dilihat dari promosi terakhir yang mereka dapatkan, apabila sudah lebih dari 2 tahun yang lalu maka karyawan tersebut bisa mendapatkan promosi tetapi bila tidak, karyawan tersebut akan dilihat dari nilai kerja yang telah didapat. Apabila nilai kerja kurang dari 4300, maka karyawan tidak bisa mendapatkan promosi, tetapi apabila karyawan tersebut memiliki nilai kerja lebih dari 4300 dan pernah mendapatkan promosi lebih dari 1,5 tahun yang lalu maka karyawan tersebut bisa mendapatkan promosi. Tetapi apabila karyawan tersebut pernah mendapat promosi kurang dari 1,5 tahun, maka akan dilihat kembali nilai kinerjanya. Apabila memiliki nilai kerja diatas 4700 maka karyawan tersebut bisa mendapatkan promosi, apabila kurang dari 4700 maka karyawan tersebut tidak bisa mendapatkan promosi.

KNOWLEDGE MAP

Knowldege Map adalah alat untuk menyajikan pengetahuan apa, yang berada di mana (orang, media, unit organisasi atau sumber pengetahuan di luar organisasi) dan untuk menunjukkan pola aliran pengetahuan (akses, distribusi, belajar).

Tujuan utamanya dan manfaat yang paling jelas adalah untuk menunjukkan orang-orang dalam suatu organisasi atau dalam rantai jaringan/pasokan ke mana harus pergi ketika mereka membutuhkan keterampilan. Hal ini juga membantu untuk memahami apa pengetahuan yang penting atau yang berisiko hilang dan dengan demikian harus kembali atau “diamankan”. Berdasarkan Knowledge Map organisasi dapat menjelaskan tentang mengembangkan model-model baru untuk meningkatkan knowledge sharing  dan aliran knowledge dan dalam memenuhi misi dan tujuan. Knowledge Map juga dapat membantu dalam mengatur kegiatan penelitian dan menganalisis aliran terkait dan dampak dari pengetahuan.

Tool yang kami gunakan untuk Knowledge Map adalah CmapTools. Dan berikut merupakan Knowledge Map untuk Sistem Promosi.

Proses Promosi di PT Pusri

Dalam Knowledge Map diatas, digambarkan bahwa departemen dari karyawan bisa mengajukan kenaikan pangkat kepada HRM ataupun sebaliknya HRM bisa memberi informasi kepada departemen yang bersangkutan bahwa ada karyawan yang akan dievaluasi untuk diberikan kenaikan pangkat. Lalu karyawan yang bersangkutan akan dievaluasi dengan menjalani assessment atau tes agar dapat ditentukan karyawan tersebut layak atau tidak untuk mendapatkan promosi. HMR akan mengirimkan data promosi karyawan ke diklat perusahaan, agar Assesment dapat segera diselenggarakan oleh diklat perusahaan. Apabila hasil assessment telah diketahui maka akan diberikan hasil tersebut ke departemen karyawan yang bersangkutan, dan dilaksakanlah proses promosi. Karyawan bisa mendapatkan promosi didepartemen yang sama atau didepartemen yang baru sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

 

REFFERENCES

http://www.kstoolkit.org/Knowledge+Maps

http://rimatakm.blogspot.co.id/2009/11/knowledge-capture-dan-codification.html

http://technoair.blogspot.co.id/2010/05/knowledge-mapping-dalam-knowledge.html

https://en.wikipedia.org/wiki/Human_resource_management

https://www.academia.edu/7712860/Belajar_Data_Mining_dengan_RapidMiner

https://mapitknowit.wordpress.com/2013/09/19/creating-a-knowledge-map-simple-example/

Authorized Access Control

Menurut diskusi anggota kelompok kami Authorized Access Control itu merupakan pengontrolan terhadap kewenangan suatu akses pada system. Wewenang tiap orang berbeda dan dibatasi serta dikontrol sesuai dengan level kewenangan user tersebut.

Authorized Access Control adalah sebuah pengesahan suatu akses yang akan dilakukan seorang user yang ingin mengakses data informasi perusahaan. Apabila user ingin mengakses sebuah informasi yang tidak dalam wewenangnya maka autentikasi user tersebut akan ditolak atau dianggap tidak sah.

Authorized Access Control juga salah satu system yang mencegah terjadinya kebocoran informasi, karena hanya user-user tertentu yang dapat mengakses pengetahuan penting perusahaan. Contoh sebuah system keamanan dibuat seperti password untuk mengakses sebuah informasi tapi password hanya diketahui oleh pengguna yang berwenang.

Ada juga yang berpendapat bahwa Authorized Access Control adalah dimana user memelihara keamanan dan memastikan otorisasi akses ke pengetahuan perusahaan disimpan dalam tempat penyimpanan yang tersedia. Sehingga tiap aktifitas akses yang dilakukan oleh user dapat terekam dan diketahui apakah user tersebut menyalahi wewenang atau tidak.

Authorized Access Control juga memberi batasan pada tiap jenis user yang berbeda untuk hanya bisa mengakses pengetahuan yang berbeda-beda pula. Jenis user bisa dibagi dalam public, perusahaan dan klien dan informasi dapat diakses dari Intranet, Internet dan Extranet.

Internet merupakan jalur sah yang dapat diakses oleh public seperti berita, pemasaran, atau e-commerce. Sedangkan Intranet merupakan jalur yang dapat diakses oleh user dalam perusahaan sendiri seperti informasi produk, informasi penjualan, informasi sumber daya manusia atau perencanaan strategis. Dan Extranet merupakan jalur yang dapat diakses oleh klien perusahaan seperti vendor, partner atau pelanggan. Klien dapat mengakses informasi produk, informasi penjualan atau juga kolaborasi atau kerjasama.